O Organizador de Evento

Evento: do latim Eventu. s.m.; acontecimento; ocorrência; sucesso; eventualidade.

Um evento é um acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma ocasião favorável ao encontro de pessoas,congregando-as em torno de um objetivo específico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e justifica a sua realização. Simplificadamente, é um ato criativo que pretende contar algo a alguém, causando impacto.
Existem, atualmente, inúmeras possibilidades e tipos de eventos, capazes de responder aos propósitos determinados pelo Anfitrião. De faco, os eventos têm assumido um papel de “cartão de visita” das instituições, com um consequente aumento nas proporções e finalidades, que se repercutem na organização, a qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande responsabilidade. As improvisações de última hora, com a incumbência da organização atribuída a pessoas sem preparação específica, podem comprometer não só o evento em si como também a imagem da Empresa, naturalmente transformando o investimento realizado em desperdício de recursos materiais e humanos.
A evolução verificada, quer na quantidade quer na diversidade, tem ocorrido intensamente num mercado marcado pela concorrência e pela crescente influência da opinião pública sobre o comportamento Empresarial. Dos benefícios trazidos pelos eventos, destacam-se:
- Estreitamento das relações com clientes, possibilitando a interacção destes com os profissionais da Empresa;
- Apresentação de trabalhos realizados pela Empresa;
- Obtenção de informações sobre o mercado e a concorrência;
- Atualização profissional quanto a técnicas ou às novas tendências tecnológicas e comerciais;
- Alavancagem da imagem institucional;
- Estabelecimento de novos contactos comerciais;
- Lançamento de um novo produto.
Outra razão a considerar reside no fato de que um evento é menos dispendioso do que outras formas de comunicação (como a publicidade, por exemplo) e possui características que se coadunam com uma nova filosofia de marketing, baseada numa comunicação mais pessoal, na qual prevalece o diálogo sobre o monólogo (mensagem).
Apesar da enorme diversidade de tipos de eventos Empresariais, existem traços comuns no que concerne o seu planejamento e, ao planear,
- Obtemos agilidade no desempenho – ganhamos tempo;
- Melhoramos a eficiência na execução das tarefas;
- Evitamos o desperdício;
- Tomamos medidas para minimizar imprevistos e, caso surjam, para facilitar a sua resolução.

Para que a instituição leve a cabo um evento de sucesso, os objetivos devem ser estabelecidos com clareza e acuidade e, seja qual for a dimensão do evento e a sua natureza, para se alcançar plenamente os objectivos propostos é necessário perceber que o acontecimento é uma forma de comunicação dirigida, ou seja, uma forma através da qual a Empresa transmitirá uma informação orientada para um público homogéneo e identificado. Cada evento que a instituição organize dirige-se a um segmento que requer uma mensagem, uma formatação e uma linguagem adequada e específica. O planeamento é fundamental para definir o rumo de qualquer evento, na medida em que permite uma antevisão das várias fases que o compõem.
Texto do blog, protocolo.com.pt